長崎大学における旧姓使用
平成14年3月22日
部局長会議
長崎大学における旧姓使用の取扱い及び手続き等について
平成14年3月8日
学 長 決 裁
1旧姓使用に係る総括担当官
本学における旧姓使用に係る総括担当官は，総務部人事課課長補佐とし，本学における旧姓使用の相談を受け，必要な連絡調整及び周知徹底を行うものとする。
2各部局等における担当係
各部局等における旧姓使用に係る担当は，人事担当係とし，当該部局等内での旧姓使用の相談を受け，また，総括担当官との連絡調整等を行うものとする。
3旧姓使用ができる文書等
長崎大学においては，本人の申出に基づき，職場での呼称，座席表，職員録，原稿執筆，人事異動通知書，出勤簿，休暇簿，通勤届，扶養親族届，児童手当，住居届，単身赴任届等の文書等に旧姓使用を行うことができることとする。ただし，別紙に掲げる「旧姓使用が困難な文書」については旧姓使用をすることができない。なお，旧姓使用の申出があった場合は，原則として旧姓のみの使用を認めることとするが，文書の性質上，人事記録については戸籍上の氏及び旧姓を併記するものとする。
4旧姓使用の手続き
@旧姓使用を希望する者は，旧姓使用開始日の1週間前までに「旧姓使用申出書」(別紙様式1)を所属部局等の担当係を通じて総務部人事課任用係(以下「任用係」という。)に提出しなければならない。任用係は，旧姓使用開始日までに戸籍上の氏と旧姓について当該職員の同一性の確認を取るものとする。
A旧姓使用を行っている者は，旧姓使用を中止する場合，旧姓使用中止日の1週間前までに「旧姓使用中止届」(別紙様式2)を所属部局等の担当係を通じて任用係に提出しなければならない。
B旧姓使用に関する，旧姓使用開始年月日及び旧姓使用中止年月日(戸籍上の氏の使用開始年月日)等の必要な記録は，人事記録に記載する。
C旧姓使用を希望する者及び旧姓使用の中止をする者が，自身の旧姓使用及び旧姓使用の中止について学内への周知を図ることを希望する場合は，長崎大学学報に掲載することにより周知を図るものとする。
D入事異動の際.送付された人事記録又はその写の備考欄に使用する旧姓及び旧姓使
用開始年月日が記載されている場合は，当該職員から旧姓使用の申出があったものとみなし，当該職員が旧姓使用を行うことを認めるものとする。
旧姓使用が困難な文書
(1)他省庁又は他機関の所管する制度等により，戸籍上の氏名を使用することとされているもの。
@税金関係文書(源泉徴収票，扶養控除申告書，保険料控除申告書，配偶者特別控除申告書等)
A共済事業関係文書(組合員証，被扶養者申告書，各種給付金請求書，各種福祉事業申込書等)
B財形貯蓄関係文書
C公用旅券関係文書
D行政事件訴訟関係文書
E保険関係文書(生命保険，厚生年金，健康保険等の社会保険，雇用保険等)
(2)その他旧姓使用を行うことが困難な文書
@給与簿(給与システムを通じて氏名が印字される文書等(職員別給与簿，基準給与簿，給与支給明細書等))
A銀行振込依頼書
B旅行(命令又は依頼)内申書
C謝金支出伺書
D債権発生通知書
E各種証明書のうち，戸籍上の氏名で証明しなければならないもの。